In Planywhere kunnen beschikbaarheden vastgelegd worden. U kunt hiermee aangeven, dat u op bepaalde momenten wel of niet kunt werken. Op het moment dat u beschikbaarheden invoert, wijzigt of verwijdert, staat deze informatie direct in DRP. De planner van de afdeling heeft deze gegevens tot de beschikking bij het maken van het rooster. De momenten waarop u wel of niet kunt werken (ook wel positieve en negatieve beschikbaarheid genoemd), worden door middel van een signaalkleur en mogelijk een melding getoond in het rooster in DRP. Er wordt bij beschikbaarheid onderscheid gemaakt tussen wensen en eisen. Hoe u uw beschikbaarheden vastlegt binnen Planywhere, spreekt u af met uw planner.

Als u meerdere dienstverbanden hebt, kunt u de beschikbaarheden per dienstverband oproepen en kunt u een totaalplaatje over al uw dienstverbanden opvragen. Het is mogelijk om per dienstverband beschikbaarheden vast te leggen, maar u kunt ook beschikbaarheden vastleggen die gelden voor al uw dienstverbanden.

Vervolgens bent u teruggekeerd in het maandrooster, waar de zojuist vastgelegde beschikbaarheid getoond wordt. U kunt indien gewenst een volgende beschikbaarheid vastleggen.

1.1    Wijzigen en verwijderen van incidentele beschikbaarheden

Beschikbaarheid kunt u vastleggen onder de menu-optie Beschikbaarheid. Als u op deze optie klikt dan komt u in de beschikbaarheidskalender van de huidige maand (zie Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.). Zijn er al diensten ingeroosterd of is er al beschikbaarheid vastgelegd, dan worden deze in de beschikbaarheidskalender getoond. Ingeroosterde diensten worden geel gemarkeerd, wel beschikbaar is groen en niet beschikbaar heeft een rode kleur.

Boven de beschikbaarheidskalender staat het veld Dienstverband. Hebt u één dienstverband, dan is dit veld uit gegrijsd en wordt uw dienstverband getoond in dit veld. Hebt u meerdere dienstverbanden, dan kunt u een keuzelijstje openen waarin u aangeeft voor welk dienstverband u de gegevens wilt bekijken /wijzigen. U kunt ook kiezen voor de optie Alle dienstverbanden, waarmee u een totaalplaatje ziet over al uw dienstverbanden.

De beige vlakken hierboven zijn reeds ingeplande diensten. Indien u voor een andere periode beschikbaarheid wilt vastleggen (of bekijken), dan kunt u met behulp van de knoppen Vorige en Volgende naar andere maanden in het rooster gaan. Indien gewenst kunt u gebruik maken van de kalenderknop naast de knop Volgende om een maand en jaar te selecteren.

Wilt u een nieuwe beschikbaarheid vastleggen, dan gaat u met de muis naar de betreffende dag toe. Op het moment dat u met de muis over de dag gaat en de cursor de vorm van een handje krijgt, dan klikt u op de betreffende dag. U komt vervolgens in het scherm waarin u de beschikbaarheid vast kunt leggen (zie Figuur 7.3: Scherm waarin beschikbaarheid vastgelegd kan worden.Figuur 7.3).

Vervolgens doorloopt u de volgende stappen:

1. In het veld Dienstverband geeft u aan voor welk dienstverband de beschikbaarheid geldt. Kiest u hier voor de optie Alle            dienstverbanden, dan legt u deze beschikbaarheid vast voor al uw actuele dienstverbanden.
2. In het veld Afdeling geeft u aan of uw beschikbaarheid geldt voor alle organisatorische eenheden (afdelingen) waar u werkzaam bent, of voor een specifieke organisatorische eenheid. U kunt gebruik maken van het pijltje achter het veld om het keuzelijstje in beeld te krijgen.
3. Standaard staat de optie Niet beschikbaar geselecteerd. Wilt u aangeven dat u wel beschikbaar bent, dan selecteert u de optie Wel beschikbaar.
4. Standaard wordt ervan uitgegaan dat er sprake is van een wens. Wij adviseren u om zo veel mogelijk gebruik te maken van deze optie. Mocht er toch sprake zijn van een eis, dan kunt u deze optie selecteren. Let op: mogelijk kunt u hier geen keuze maken en staat er alleen de optie om een wens vast te leggen. Dit is dan een gevolg van de autorisatie die de beheerder u gegeven heeft.
5. In het veld Datum ziet u de datum die u zojuist aangeklikt hebt. Mocht u een verkeerde datum geselecteerd hebben, dan kunt u met behulp van de kalender een andere datum selecteren. Het is niet mogelijk om beschikbaarheid in het verleden of na een datum uit dienst vast te leggen.
6. In het veld Begintijd geeft u aan vanaf welk tijdstip u wel of niet beschikbaar bent. U dient hier altijd vier cijfers te gebruiken.
7. In het veld Eindtijd geeft u aan tot welk tijdstip u wel of niet beschikbaar bent. Ook voor dit veld geldt dat u vier cijfers dient te gebruiken.
8. In het veld Toelichting kunt u een toelichting invullen. Wanneer u voor 'niet beschikbaar' hebt gekozen, is dit veld verplicht. Bij 'wel beschikbaar' is dit veld optioneel. De maximale lengte is 25 tekens.
9. Wilt u de beschikbaarheid opslaan, dan klikt u op de knop Opslaan. Wilt u de gegevens niet opslaan, dan klikt u op de knop Annuleren.
   Na het opslaan keert u terug in het maandrooster, waar de zojuist vastgelegde beschikbaarheid getoond wordt (zie Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.: op 30 mei is een negatieve beschikbaarheid toegevoegd en 31 mei een positieve beschikbaarheid). U kunt indien gewenst een volgende beschikbaarheid vastleggen.

Gaat u in de beschikbaarheidskalender met de muis over een beschikbaarheid heen, dan krijgt u in een pop-up detailinformatie van de betreffende beschikbaarheid.

Wilt u een vastgelegde beschikbaarheid wijzigen of verwijderen, dan klikt u op de betreffende beschikbaarheid. U komt vervolgens in het ingevulde scherm van deze beschikbaarheid (zie Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.).

Wilt u de beschikbaarheid wijzigen, dan voert u de juiste gegevens in en klikt u vervolgens op de knop Opslaan. U bent vervolgens teruggekeerd in de beschikbaarheidskalender, waar de gewijzigde gegevens getoond worden.
Wilt u de beschikbaarheid verwijderen, dan klikt u op de optie Verwijderen. De vraag of de gegevens verwijderd dienen te worden beantwoordt u met Ja. U keert vervolgens terug in de beschikbaarheidskalender, waar u kunt zien dat de betreffende beschikbaarheid verwijderd is.
Op het moment dat u een beschikbaarheid wijzigt of verwijdert die afkomstig is uit een beschikbaarheidspatroon (zie paragraaf 7.3), zal Planywhere u de vraag stellen of de overige beschikbaarheden uit het patroon ook gewijzigd/verwijderd moeten worden. Op het moment dat u Nee kiest, wordt alleen de geselecteerde beschikbaarheid aangepast of verwijderd. Op het moment dat u Ja kiest, worden zowel de geselecteerde beschikbaarheid als alle gekoppelde beschikbaarheden gewijzigd of verwijderd. In geval van verwijderen wordt ook het gekoppelde beschikbaarheidspatroon verwijderd.

1.2    Vastleggen van terugkerende beschikbaarheden

Als u klikt op de optie Beschikbaarheid, dan ziet u in het overzicht linksboven de knop om terugkerende beschikbaarheden vast te leggen. Het idee van een terugkerende beschikbaarheid, is dat er in de momenten waarop u wel of juist niet beschikbaar bent een bepaald herhaalpatroon kan zitten. U kunt bijvoorbeeld elke maandag werken of u wilt de eerste donderdag van de maand graag vrij zijn.

U kunt deze beschikbaarheden stuk voor stuk vastleggen, maar het vastleggen van deze wensen in de vorm van een terugkerend patroon is eenvoudiger en gaat een stuk sneller. Een beschikbaarheidspatroon heeft altijd een ingangsdatum en een einddatum. De einddatum mag nooit later vallen dan 31 december van het volgende kalenderjaar of dan uw datum uit dienst, als uw contract eerder eindigt dan 31 december van het volgende kalenderjaar.

Hebt u meerdere dienstverbanden, dan kunt u een terugkerende beschikbaarheid per dienstverband vastleggen. Het is ook mogelijk om de terugkerende beschikbaarheden in één keer voor alle dienstverbanden vast te leggen.
Op het moment dat u een terugkerende beschikbaarheid vast wilt leggen, dan klikt u op de daarvoor bestemde knop. U komt in het overzicht met de terugkerende beschikbaarheden die al voor u vastgelegd zijn. Wilt u een nieuwe terugkerende beschikbaarheid vastleggen, dan klikt u op de knop Toevoegen.

U komt in het scherm wat op komt (figuur 7.7) de terugkerende beschikbaarheid vast leggen door de volgende stappen te doorlopen.

1. In het veld Dienstverband selecteert u het dienstverband waarvoor u de terugkerende beschikbaarheid vast wilt leggen. U kunt hier alleen een keuze maken indien u meerdere dienstverbanden hebt.
2. Een beschikbaarheidspatroon moet altijd een naam hebben. Hierin kunt u bijvoorbeeld aangeven dat u graag op maandagavond vrij wilt zijn of elke eerste en derde donderdag van de maand kan werken. Het is niet mogelijk om meerdere beschikbaarheidspatronen vast te leggen met dezelfde naam.
3. In het veld Omschrijving kunt u eventueel nog aanvullende informatie vastleggen. Dit is niet verplicht.
4. In het veld Afdeling kunt u aangeven of het terugkeerpatroon geldt voor alle afdelingen geldt waar u inzetbaar bent, of dat het patroon geldt voor een specifieke afdeling (klik op het pijltje naar beneden en kies de afdeling waarvoor het patroon geldt).
5. Standaard staat de optie Niet beschikbaar aangevinkt. Wilt u aangeven dat u juist wel kunt werken, dan kiest u voor de optie Wel beschikbaar.
6. Afhankelijk van uw autorisatie kunt u wensen vastleggen en mogelijk ook eisen vastleggen. Een eis is niet te overrulen door de planner en wordt alleen in bijzondere gevallen gebruikt (bijvoorbeeld als u voor een controle naar het ziekenhuis moet).
7. Het type terugkeerpatroon wordt in de volgende paragraaf toegelicht.
8. Vul de gewenste begin- en eindtijd in.
9. In het bereik van het terugkeerpatroon kunt u vastleggen wanneer het patroon begint en eindigt. De begindatum staat standaard op de datum van vandaag. U kunt hier ook een andere datum kiezen. Het is niet mogelijk om beschikbaarheden in het verleden vast te leggen.
10. Standaard wordt uitgegaan van een maximaal terugkeeraantal van 10 keer. U kunt ook een einddatum kiezen door deze optie te activeren en een datum in te vullen of op te zoeken met de kalenderknop.
11. Het veld Toelichting is verplicht bij een negatieve beschikbaarheid, bij een positief beschikbaarheidspatroon hoeft u dit veld niet in te vullen.
12. Door een klik te geven op de knop Opslaan wordt het patroon opgeslagen. Als u vervolgens teruggaat naar het overzicht van uw beschikbaarheden door op de optie Beschikbaar te klikken, ziet u een overzicht van uw beschikbaarheden. De beschikbaarheden die afkomstig zijn uit een terugkeerpatroon zijn te herkennen door de T die in de beschikbaarheid weergegeven wordt.

1.3    Vastleggen terugkeerpatronen

Dagelijks

Het patroon keert elke dag terug van de begindatum tot en met de einddatum van het patroon.

Wekelijks

U dient minimaal één dag aan te vinken, bijvoorbeeld de woensdag. Het is ook mogelijk om meerdere dagen aan te vinken, bijvoorbeeld een patroon dat geldt voor elke dinsdag en donderdag.

Standaard staat ingericht dat een patroon elke week terugkeert (elke 1 weken), een patroon kan bijvoorbeeld ook elke 2 weken of elke 4 weken terugkeren.

Maandelijks

U kunt aangeven dat de beschikbaarheid geldt voor een bepaalde dag van de maand, bijvoorbeeld elke 25ste van de maand. Kiest u hier voor een dag van de maand die niet in elke maand voorkomt (bijvoorbeeld de 31ste), dan zal bij het actief maken van het patroon de beschikbaarheid op de laatste dag van de maand geplaatst worden.

U kunt ook vastleggen dat u bijvoorbeeld elke derde donderdag van de maand niet kunt werken. U kiest in het keuzelijstje voor de optie derde en plaatst een vinkje bij donderdag. De optie Van elke 1 maanden verandert u in dit geval niet. Het ook mogelijk om een patroon bijvoorbeeld elke 2 of elke 6 maanden terug te laten keren.

Jaarlijks

U kunt aangeven dat de beschikbaarheid geldt voor een bepaalde dag van een specifieke maand, bijvoorbeeld 23 december. De beschikbaarheid wordt hiermee vastgelegd elk jaar op 23 december tot en met de einddatum van het beschikbaarheidspatroon.

U kunt ook vastleggen dat u bijvoorbeeld elke derde donderdag van de maand april niet kunt werken. U kiest in het keuzelijstje voor de optie derde en plaatst een vinkje bij donderdag en u geeft aan dat het om de maand april gaat. De optie Herhaal elke 1 jaar verandert u in dit geval niet. Hiermee kunt u aangeven dat een beschikbaarheid bijvoorbeeld het ene jaar wel van toepassing is en het andere jaar niet (elke 2 jaar).

1.4    Wijzigen en verwijderen terugkerende beschikbaarheden