Onder de optie Rooster kunt u, uw eigen rooster opvragen. Het rooster wordt weergegeven als een kalender waarbij default de huidige maand wordt weergegeven.
Bovenaan het scherm kan het dienstverband gekozen worden wanneer er meerdere beschikbaar zijn. Ook kan de afdeling gekozen worden wanneer dit van toepassing is. Het is ook mogelijk om het rooster voor alle dienstverbanden en/of alle afdelingen te tonen.
Let op, het kan zijn dat uw organisatie er voor heeft gekozen dat uw roosters in een verder verleden (bijvoorbeeld van twee jaar of langer geleden) niet meer in te zien is.

Met de pijltjesknoppen Vorige en Volgende kunt u naar een vorige of volgende maand bladeren. Met de knop Vandaag gaat u terug naar de huidige maand. De knop Agenda geeft een overzicht per week, waarbij het mogelijk is om met de pijltjesknoppen Vorige en Volgende door de weken te bladeren.

Diensten toevoegen in het persoonlijke rooster

Wilt u roosteritems toevoegen in het persoonlijke rooster, dan dient u hiervoor geautoriseerd te zijn. Bent u niet geautoriseerd om toe te voegen, dan kunt u alleen de vastgelegde roosteritems bekijken

Het toevoegen van een dienst in het persoonlijke rooster gaat als volgt:

1. Klik met de muis op het vakje van de betreffende datum. Er verschijnt een pop-up voor het toevoegen van een nieuwe dienst.
2. In het veld Dienstverband ziet u indien u één dienstverband hebt (of het rooster opgevraagd hebt vanuit één dienstverband en niet vanuit alle dienstverbanden) het betreffende dienstverband uitgegrijsd staan. Hebt u meerdere dienstverbanden, dan is de keuzelijst actief en kunt u door een klik op het pijltje naar beneden de lijst openen en het juiste dienstverband selecteren door één keer op het dienstverband te klikken.
3. In het veld Afdeling worden de afdelingen opgenomen die bij het betreffende dienstverband horen. Dit houdt in dat u hier alleen een keuze kunt maken als u op meerdere afdelingen werkt onder hetzelfde dienstverband. Door het keuzelijstje open te klikken, kunt u de afdelingen zien en een keuze maken door een enkele klik op de juiste afdeling te geven. Werkt u op één afdeling, dan is deze kolom uitgegrijsd en wordt de betreffende afdelingscode getoond.
4. In het veld Functie is ook een keuzelijstje te zien waar alleen een keuze gemaakt kan worden als u meerdere functies hebt. U kiest de juiste functiecode door het lijstje te openen en te klikken op de betreffende functiecode.
5. Achter het veld Dienstcode staat een knop Toon dienstcodetabel, waarop u kunt klikken om te zoeken in de tabel met dienstcodes die u tot uw beschikking hebt (zie Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.). U kunt zoeken door een waarde in te vullen in de velden boven de dienstcodetabel. Op het moment dat u op de code klikt, die u in het rooster op wilt nemen, klapt de dienstcodetabel weer in. U kunt ook een dienst invullen zonder gebruik te maken van de tabel.
6. De begintijd en eindtijd van de dienst kan gewijzigd worden.
7. Met de knop Opslaan kunt u de dienst vervolgens opslaan. De dienst wordt dan op het rooster getoond. Om het scherm te annuleren klikt u buiten het scherm.

Wilt u meerdere diensten op één dag invoeren, dan kunt u vervolgens nogmaals op de betreffende dag klikken en conform bovenstaande instructies de volgende dienst voor de betreffende dag invoeren. De diensten mogen elkaar vanzelfsprekend niet in tijd overlappen (op de uitzondering van werken tijdens een bereikbaarheidsdienst na).
Op het moment dat u een overlapmelding krijgt, kunt u de tweede dienst niet opslaan. U dient eerst de overlap op te lossen of u kunt het invoeren stoppen door buiten de pop-up te klikken.

In de praktijk blijkt dat er met enige regelmaat negatieve verlofsaldi bij werknemers ontstaan. Dit hoeft geen probleem te zijn omdat bijvoorbeeld een contractverlenging in de pijplijn zit. Het kan echter ook onbedoeld ontstaan. Als bij het inplannen of wijzigen van een dienst het verlofsaldo negatief komt te staan geeft het systeem een waarschuwing. Dit is een signaal voor u dat er mogelijk te veel verlof ingeroosterd is. Krijgt u deze waarschuwing, controleer dan of u inderdaad te veel verlof ingeroosterd hebt.

Diensten wijzigen en verwijderen in het persoonlijke rooster

Welke diensten u kunt wijzigen in Planywhere, hangt af van uw autorisatie. Het is mogelijk dat u alleen de diensten die in Planywhere ingeroosterd zijn en die nog niet geaccepteerd zijn mag wijzigen, maar u kunt ook geautoriseerd zijn om diensten die in DRP ingepland zijn en in Planywhere getoond worden te mogen wijzigen. Ruilen van diensten is niet meer mogelijk als de dienst een status heeft hoger dan Geroosterd.
Het wijzigen van diensten gaat als volgt:

• U klikt één keer op de dienst die u wilt wijzigen. Deze dienst wordt dan weergegeven in een pop-up.

U voert de wijziging door in de dienst. U kunt een andere code invoeren, maar bijvoorbeeld ook de Begintijd en/of Eindtijd van de dienst aanpassen.

• U kunt uw wijzigingen opslaan met de knop Bewerkingen Opslaan. U keert vervolgens terug in het persoonlijke rooster waar de gewijzigde dienst getoond wordt met een aangepaste kleur. Indien u de wijzigingen niet op wilt slaan, dan klikt buiten de pop-up. Ook nu bent u teruggekeerd in het persoonlijke rooster.
• Indien gewenst kunt u een vrije tekst opnemen in de dienst.
• Diensten waarvan u de inhoud gewijzigd hebt, krijgen na opslaan van de diensten een andere kleur.(zie Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.).

Wilt u een dienst verwijderen uit het rooster, dan doet u dit als volgt:
1. U klikt één keer op de dienst die u wilt verwijderen. De velden worden getoond.
2. U klikt op de knop Verwijderen.
3. De dienst is verwijderd uit het persoonlijke rooster.

Goedkeuren van diensten op het persoonlijke rooster

Het is mogelijk om de diensten op het persoonlijke rooster vanuit Planywhere goed te keuren. Wanneer de gebruiker autorisatie heeft verschijnt de knop Goedkeuren boven het rooster. Op het moment dat de gebruiker hierop drukt verschijnt er een pop-up met de volgende velden:
- Dienstverband: bij één dienstverband is deze automatisch ingevuld.
- Afdeling: bij één afdeling is deze automatisch ingevuld.
- Datum vanaf: wordt automatisch gevuld met de datum van de geopende maand. Deze datum mag niet voor de doorgiftedatum liggen.
- Datum tot en met: wordt automatisch gevuld met de datum van de geopende maand.
Wanneer er op Goedkeuren wordt geklikt, wordt de status van alle roosteritems die voldoen aan de selectie en roosteritems die de status geroosterd hebben, veranderd in de status zoals ingesteld in de autorisatie. De gebruiker krijgt een melding hoeveel roosteritems zijn gewijzigd van status.

Autorisatie goedkeuren