Onder de optie Afdelingsrooster kunt u het rooster opvragen van de afdelingen waarvoor u geautoriseerd bent. Als u een klik geeft op deze optie, dan komt u in het scherm waar u een aantal keuzes kunt maken met betrekking tot het afdelingsrooster dat u op wilt vragen. Het gaat om de volgende mogelijkheden:

• de begindatum van het rooster;
• de afdeling waarvan u het rooster wilt opvragen en hoeveel niveaus u dieper in het organigram wenst te kijken;
• de volgorde van de medewerkers op het rooster;
• het tonen van drie opties standaard ingesteld op Ja;
  1. alleen eigen diensten afdeling
  2. alleen eigen diensten dienstverband
  3. alleen eigen diensten functie
• de stappen naar boven/beneden waarbij aangegeven kan worden hoeveel werknemers u in één keer op het rooster wilt zien;
• het tonen van een vijftal kolommen met medewerker informatie.
  1. afdeling
  2. inzet
  3. uren
  4. functie
  5. beschikbaarheid
• het kleuren van de beschikbaarheid van de dienstverbanden op het rooster. De kleuren die gebruikt worden zijn als volgt:
  - Niet beschikbaar: rood
  - Wel beschikbaar: groen
  - Gecombineerde beschikbaarheid: lichtblauw
  Bij de volgende opties wordt een pop-up met een toelichting van de werking getoond, als u met de muis over de optie heen gaat:
• alleen eigen diensten afdeling;
• alleen eigen diensten dienstverband;
• alleen eigen diensten functie;
• naar boven/beneden.

Het opvragen van het afdelingsrooster gaat als volgt:

1. Bij de Begindatum staat standaard de datum van vandaag. Wilt u deze datum veranderen, dan kunt u gebruik maken van de kalender om een datum te selecteren. U kunt het veld met de datum ook leeg maken en een nieuwe datum invoeren.
2. Bij de optie Afdeling kunt u door middel van het pijltje achter de keuzelijst zien uit welke afdelingen u kunt kiezen.
3. Bij Niveau staat standaard 0. U kunt hier aangeven hoeveel niveaus u lager in het organigram wenst te kijken bij het opvragen van het rooster. Deze optie zal veelal op 0 blijven staan.
4. Bij de optie Volgorde kunt u een keuze maken wat de volgorde dient te zijn van de werknemers die op het rooster getoond worden. Deze functionaliteit is gelijk aan de functionaliteit die in DRP gebruikt kan worden. De werknemers kunnen gegroepeerd worden op basis van afdeling, functie, percentage inzet, naam (alfabetische volgorde op
   achternaam) of toewijzingsvolgorde (handmatig in toewijzing ingerichte volgorde). U kunt een optie selecteren en door middel van de pijltjestoetsen de volgorde van de opties wijzigen.
5. Bij de drie ‘alleen eigen diensten opties’ kunt u naar wens Ja of Nee invullen. Standaard staat er Ja ingevuld, wat betekent dat alleen de diensten behorend bij de gekozen afdeling getoond worden (alleen eigen diensten afdeling) die gepland zijn op het dienstverband waar u naar kijkt (alleen eigen diensten dienstverband) op de functie van de betreffende regel (alleen eigen diensten functie). Als u ervoor kiest om bij één of meerdere opties een Nee te plaatsen, worden er mogelijk meer diensten in het rooster getoond (namelijk diensten die gepland zijn op een andere afdeling, een ander dienstverband of een andere functie), die paars gemarkeerd worden en op een aparte regel getoond worden, ten teken dat het geen eigen diensten zijn.
6. In het veld Naar boven/beneden staat standaard 20 ingevuld. Dit houdt in dat er maximaal 20 werknemers in één keer op het afdelingsrooster getoond worden. U kunt vanuit het geopende rooster ‘doorwandelen’ naar de volgende groep werknemers op het rooster. U kunt in het veld een ander getal invullen. U kunt maximaal 100 werknemers tegelijk op het rooster opvragen.

Bij de opties Toon afdeling, Toon inzet, Toon uren en Toon functie kunt u een keuze maken of u deze kolommen op het rooster wilt zien (Ja) of deze kolommen wilt verbergen (Nee). De kolom met de naam van de medewerker staat altijd in beeld.
8. Bij de optie Toon beschikbaarheid kunt u aangeven of u de beschikbaarheid van de dienstverbanden op het rooster wilt kleuren.
9. Op het moment dat u de gewenste keuzes gemaakt hebt, klikt u op de knop Bevestigen.
10. Vervolgens wordt het rooster getoond van de betreffende afdeling met de gekozen begindatum met een lengte van 2 weken (zie Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.).
Met behulp van de knoppen Vorige en Volgende aan de rechterkant van het rooster kunt u naar een eerdere of latere week gaan. Wilt u een andere begindatum selecteren, dan kunt u dit doen door gebruik te maken van de kalender achter de knop Volgende.
Boven het rooster, naast de optie om de tooltips aan of uit te zetten, staan de knoppen Eerste, Vorige, Volgende en Laatste. Met behulp van deze knoppen kunt u door het rooster heen lopen naar de volgende/vorige werknemers. Het gebruik van deze knoppen hangt samen met de keuze die u gemaakt hebt bij de optie Naar boven/beneden en met het aantal werknemers dat op het rooster van de opgevraagde afdeling(en) staat. Met de knoppen Vorige/Volgende kunt u een stap terug of verder gaan.
De grootte van de stap is het aantal werknemers dat u ingevuld hebt in het opvraagscherm bij de optie Naar boven/beneden. Met de knoppen Eerste en Laatste kunt u naar de eerste respectievelijk laatste groep werknemers van het rooster gaan.
Als er niet naar boven/beneden gelopen kan worden, zijn de knoppen uitgegrijsd.

Als u ervoor kiest om in het rooster te filteren op alleen eigen diensten van de opgevraagde afdeling, de opgevraagde functie of het opgevraagde dienstverband, dan wordt er boven het afdelingsrooster aangegeven dat er een filter actief is.

Tooltip (de)activeren

U kunt in het Afdelingsrooster de tooltips aan- of uitzetten door gebruik te maken van de knop Toon Tooltips (Verberg Tooltips). Een tooltip is een pop-up scherm dat getoond wordt op het moment dat u met de cursor over een werknemer of dienst gaat (zie Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.). Afhankelijk van uw autorisatie ziet u de adresgegevens van de werknemer wel of niet in de tooltip.

Diensten toevoegen in het afdelingsrooster

Wilt u diensten toevoegen in het afdelingsrooster, dan dient u hiervoor geautoriseerd te zijn.
Mogelijk dat u enkel geautoriseerd bent om het afdelingsrooster te bekijken. Als u wel geautoriseerd bent om uw eigen rooster te muteren, mag u ook aanpassingen doorvoeren in uw diensten door deze te muteren in het afdelingsrooster. U mag dan enkel uw eigen diensten in het afdelingsrooster wijzigen of verwijderen.
Voor het toevoegen van diensten in het afdelingsrooster geldt dat dit enkel kan vanuit het rooster van de betreffende afdeling. Als u een dienst toe wil voegen voor afdeling ‘X’ kan dit dus niet vanuit het rooster van afdeling ‘Y’.
Het toevoegen van een dienst in het afdelingsrooster gaat als volgt:
1. Ga met de muis naar de betreffende datum bij de betreffende werknemer.
2. Op het moment dat de muis boven de datum van een pijltje in een handje verandert, klikt u op de betreffende datum.
3. U komt in het scherm waar u een dienstcode kunt invoeren (zie Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.).

4. De gegevens in de velden Dienstverband, Extern kenmerk, Functie en Afdeling worden bepaald door het afdelingsrooster dat u geopend hebt en de werknemer bij wie u een klik hebt gegeven. Deze gegevens zijn niet te wijzigen. Ook de status kunt u niet wijzigen.
5. In het veld Dienstcode vult u de code van de dienst in. Let op: u dient de code exact zo in te vullen als deze in de dienstcodetabel in DRP opgenomen is. De code is hoofdlettergevoelig. U kunt ook gebruik maken van de inzageknop achter het veld om de dienstcode op te zoeken. Als u op deze knop geklikt hebt, komt u in een lijst met alle dienstcodes. Indien gewenst kunt u met behulp van de velden bovenin het scherm zoeken in de tabel. U vult de startwaarde in (zie Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.) en drukt vervolgens op de Tabtoets. Op het moment dat u klikt op de code die u in wilt plannen, keert u terug in het vorige scherm en wordt de code in het veld weergegeven.

6. Op het moment dat u de code ingevuld hebt in het veld Dienstcode (u hebt dus geen gebruik gemaakt van de inzageknop), kunt u op de Tabtoets drukken. U springt zo naar het volgende veld (Voorkeur). Het gevolg daarvan is dat de tabel die onderin het scherm staat gevuld wordt (zie Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.).
7. In het veld Voorkeur kunt u aangeven of het om een wens of een eis gaat. U kunt de voorkeur ook op Geen laten staan. Een wens wordt in het rooster weergegeven door een - voor de dienstcode. Een eis wordt weergegeven door een + voor de dienstcode.
8. In het veld Datum ziet u de geselecteerde datum. U kunt deze indien gewenst wijzigen met behulp van de kalender die achter het veld staat. U kunt ook het veld leeg maken en een andere datum invoeren.
9. Indien gewenst kunt u een vrije tekst opnemen in de dienst. Deze is vervolgens zichtbaar in DRP en in Planywhere en te herkennen aan het feit dat er een uitroepteken voor de dienstcode getoond wordt.
10. De Status kunt u niet wijzigen.
11. Wilt u de dienst vastleggen, dan klikt u op de knop Opslaan. Wilt u uw invoer niet opslaan, dan kunt u klikken op de knop Annuleren. U keert vervolgens terug in het afdelingsrooster.
12. Na een klik op de knop Opslaan, keert u terug in het afdelingsrooster, waar de dienst getoond wordt.

Wilt u meerdere diensten op één dag invoeren, dan kunt u vervolgens op de eerste lege regel op de betreffende datum klikken en conform bovenstaande instructies de volgende dienst voor de betreffende dag invoeren. De diensten mogen elkaar vanzelfsprekend niet in tijd overlappen (op de uitzondering van werken tijdens een bereikbaarheidsdienst na). Op het moment dat u een overlapmelding krijgt, kunt u de tweede dienst niet opslaan. U dient eerst de overlap op te lossen of u stopt het invoeren door op de knop Annuleren te klikken.
In de praktijk blijkt dat er met enige regelmaat negatieve verlofsaldi bij werknemers ontstaan. Dit hoeft geen probleem te zijn, omdat bijvoorbeeld een contractverlenging in de pijplijn zit. Het kan echter ook onbedoeld ontstaan. Als bij het inplannen of wijzigen van een dienst het verlofsaldo negatief komt te staan geeft het systeem een waarschuwing. Dit is een signaal voor u dat er mogelijk te veel verlof ingeroosterd is. Krijgt u deze waarschuwing, controleer dan of u inderdaad te veel verlof ingeroosterd hebt.

Diensten wijzigen en verwijderen in het afdelingsrooster

Welke diensten u kunt wijzigen in Planywhere, hangt af van uw autorisatie. Het is mogelijk dat u alleen de diensten die in Planywhere ingeroosterd zijn en die nog niet geaccepteerd zijn mag wijzigen, maar u kunt ook geautoriseerd zijn om diensten die in DRP ingepland zijn en in Planywhere getoond worden te mogen wijzigen.
Het wijzigen van een dienst gaat als volgt:
1. U klikt één keer op de dienst die u wilt wijzigen. U komt in het scherm waar u de dienst kunt onderhouden.
2. U kunt de wijziging doorvoeren in de dienst. U kunt een andere code invoeren, maar ook bijvoorbeeld de Begintijd en/of Eindtijd of de Voorkeur van de dienst aanpassen. Wilt u de tijden van de dienst aanpassen, dan kunt u dit doen in de tabel die onderin het scherm staat. Op het moment dat een dienst uit meerdere regels bestaat, let er dan op dat u in de juiste regel de wijziging doorvoert. Door één keer op de betreffende regel te klikken, maakt u aan Planywhere duidelijk in welke regel u een wijziging door wilt voeren. U ziet dat de regel actief wordt (zie Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.).

3. Klik vervolgens eenmaal in het veld waarin u de wijziging door wilt voeren en voer de wijziging door. Gebruik voor een tijdstip altijd vier cijfers.
4. Op het moment dat u een wijziging in één van de regels in de tabel doorgevoerd hebt, dient u deze wijziging op te slaan (of eventueel te annuleren) door een klik te geven op de knop Opslaan onderdeel (Annuleer wijzigen onderdeel).
5. Vervolgens klikt u op Opslaan om uw wijzigingen op te slaan. U keert vervolgens terug in het afdelingsrooster waar de gewijzigde dienst getoond wordt. Indien u de wijzigingen niet op wilt slaan, dan klikt u op de knop Annuleren. Ook nu bent u teruggekeerd in het afdelingsrooster.
6. Diensten waarvan u de inhoud gewijzigd hebt, worden met een >-teken in het rooster getoond.
Wilt u een dienst verwijderen uit het rooster, dan doet u dit als volgt:
1. U klikt één keer op de dienst die u wilt verwijderen.
2. U komt in het scherm om de dienst te onderhouden.
3. Klik op de knop Verwijderen.
4. Vervolgens beantwoordt u de vraag of u de gegevens wilt verwijderen met Ja.
5. De dienst is vervolgens verwijderd uit het afdelingsrooster.

Vanuit het afdelingsrooster het persoonlijke rooster openen